Презентация - ""Общие вопросы организации Документационного обеспечения управления""

Общие вопоросы организации Документационного обеспечения управления
Иванова Светлана Викторовна
преподаватель дисциплин специальности «Документационное обеспечение управления и архивоведение»,
ГПОУ «Забайкальское краевое училище культуры»,
Чита, 2022

Нормативно-правовая база делопроизводства:


Конституция РФ;
Законодательные акты РФ в сфере информации и документации;
Указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы делопроизводства;
Правовые акты федеральных органов исполнительной власти;
Правовые акты органов законодательной м исполнительной власти субъектов РФ и и территориальных образований, касающиеся вопросов документационного обеспечения управления;
Локальные нормативные акты по делопроизводству организаций, учреждений и предприятий;
Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
Национальные стандарты в области документационного обеспечения управления;
Правовые нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;

Государственная система
документационного обеспечения управления (ГСДОУ)


Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) -совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документационному обеспечению управленческой деятельности и к работе с документами, утвержденная приказом Главархива СССР от 25.05.1988г. №33, а затем дополненные Главархивом СССР в 1991 г.
ГСДОУ распространяется на все системы документации органов государственного управления, суда, прокуратуры, арбитража, учреждений, организаций и предприятий, включая документы, создаваемые средствами вычислительной техники. Положения ГСДОУ получили развитие в «Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ», разработанной в 1993 году.
Основные цели ГСДОУ состоят в упорядочении документооборота организации, в сокращении количества и повышении качества документов, а также в создании благоприятных условий для применения современных технических средств и технологий обработки информации. Тем самым должно достигаться совершенствование аппарата управления.
На практике положения ГСДОУ внедряются посредством стандартов, инструкций, положений и методик.

ГСДОУ состоит из разделов:

1. Документирование управленческой деятельности – включает положения, определяющие:
• оформление реквизитов управленческих документов, в том числе и машиночитаемых;
• общие требования к составлению текстов управленческих документов.
2. Организация работы с документами -устанавливает принципы и порядок:
• документооборота организации;
• построения информационно-поисковой системы (ИПС) по документам;
• контроля исполнения документов;
• подготовки документов к передаче в ведомственный архив на хранение.
3. Механизация и автоматизация работы с документами.
4. Организация службы документационного обеспечения управления.

Типовые инструкции по делопроизводству

Устанавливают общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в министерствах и ведомствах и является основой для разработки индивидуальных инструкций по делопроизводству каждым министерством и ведомством. Приказ Росархива (Федеральное архивное агентство) от 11 апреля 2018 г. №44 "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРИМЕРНОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ" утверждает примерную инструкцию по делопроизводству в государственных организациях, которая может быть положена в основу при разработки инструкции по делопроизводству конкретной организации.

Перечень документов со сроками хранения

Утвержден Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения" (Зарегистрировано в Минюсте России 06.02.2020 N 57449).
С 18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения.
12.03.2020 Росархив опубликовал на своем официальном сайте в разделе «Новости» разъяснения по внедрению нового Перечня. Предыдущий Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения был утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 5584. В период с 2010 по 2019 год происходили изменения в российском законодательстве, образовывались новые виды документов, отменялись старые, устанавливались и изменялись сроки хранения документов. Перечень должен оперативно отражать изменения, касающиеся видов документов и сроков их хранения. Росархивом проводилась работа по внесению в него изменений до 2016 года. Инструкцией по применению Перечня 2019 г. установлено, что новый Перечень является нормативным правовым актом. Данный документ обязателен для применения всеми организациями России начиная с 18.02.2020 для определения сроков хранения документов: экспертными комиссиями, экспертно-проверочными комиссиями; делопроизводственными службами; архивными службами.

Основные нормативные и методические документы по делопроизводству и архивному делу

Инструкция по делопроизводству
Положение или инструкция по делопроизводству не относятся к числу обязательных локальных нормативных актов.
Исключения затрагивают только государственные учреждения и организации.
При этом предприятия, которые стремятся вести свою деятельность в соответствии со стандартами, разрабатывают локальные акты, регламентирующие технологические процессы.
Локальные акты по делопроизводству разрабатывают в соответствии с общероссийскими стандартами. При этом в инструкции по делопроизводству закрепляют технологию обработки документации, которая характера для конкретной организации. Это позволяет компании оформлять документы по общим правилам и использовать единообразие, чтобы обеспечить оперативный обмен документами. 

Какими регламентами руководствоваться при разработке инструкции
Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях, утвержденная приказом Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 года №44;
Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительской власти, далее — Методические рекомендации, утвержденные приказом Федерального архивного агентства от 24 декабря 2020 года №

Структура инструкции по делопроизводству-2022

Общие положения.
Основные понятия.
Создание и оформление документов.
Особенности создания и оформления отдельных видов документов.
Организация документооборота.
Особенности работы с электронными документами.
Работа исполнителя с документами.
Учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков. 

Алгоритм создания Инструкции по делопроизводству

https://www.sekretariat.ru/article/3269-instruktsiya-po-deloproizvodstvu-19-m6

Документооборот
движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Принципы документооборота
Четкая маршрутизация. Установленные для разных типов документов схемы движения, обеспечивающие оперативное и беспрепятственное прохождение документов в нужном направлении.
Непрерывность. Ее достигают за счет контроля времени, установленного для обработки документа исполнителями и равномерного распределения нагрузки между ними.
Регламентация всех процедур исполнения документа. Все процедуры от создания или приема, регистрации и последующей обработки документов регламентируют. Это позволит обеспечить необходимую ритмичность и непрерывность.
Исключение дублирования. Это разработка оптимальных маршрутов, исключающая выполнение дублирующих операций при обработке и исполнении документов.

Структура документооборота
• входящие, поступающие извне по каналам связи, включая телефон и электронную почту;
• исходящие, разрабатываемые организацией и отправляемые сторонним адресатам;
• внутренние, создаваемые на предприятии документы внутреннего пользования: организационно-распорядительные, инструктивные, нормативные и пр.

Этапы документооборота

Регистрация документов
фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и регистрационного индекса с последующим внесением необходимых сведений о документе в регистрационную базу данных (журнал, картотека, входной экранный формат или дело).
Главное назначение регистрации — придание документу юридической силы, подтверждение факта его создания или поступления.

Регистрировать нужно следующие документы:
которыми вы руководствуетесь в работе;
которые требуют исполнения;
которые можно использовать в справочных целях;
предназначенные к отправке для исполнения в другие организации.
С 2016 г. не подлежат регистрации материалы, которые относятся к рекламным материалам, объявления о выставках, ярмарках, презентациях, приглашения на обучение и т. п.

Обязательные реквизиты
регистрационно-учетной формы

К обязательным реквизитам любой регистрационно-учетной формы относятся:
• дата регистрации документа;
• регистрационный номер (индекс) документа;
• краткое содержание документа;
• отметка об исполнении документа

Дополнительные данные
для входящих документов:
— дата поступления документа;
— автор документа (корреспондент);
— дата и номер поступившего документа;
— резолюция (исполнитель, задание, срок, автор резолюции, дата резолюции);
— отметка о передаче на исполнение;
для исходящих документов:
— адресат;
— кем подписан документ;
— отметка об исполнителе;
— сведения об ответном документе (дата поступления, регистрационный номер, краткое содержание);
для внутренних документов:
— кем подписан документ;
— отметка об исполнителе;
— резолюция (исполнитель, задание, срок, автор резолюции, дата резолюции);
— отметка о передаче на исполнение.

Регистрация документов в организации 4.8

Хранение документов в делопроизводстве

-Оперативное хранение документов
-Номенклатура дел
-Формирование дел
-Подготовка документов к последующему хранению

Оперативное хранение документов подразумевает хранение и использование документов с момента их заведения до сдачи в архив.
Все документы имеют разные сроки хранения, которые определяются по перечням типовых документов с указанием сроков их хранения. Таким образом, в задачи оперативного хранения документов входит также мониторинг сроков хранения документов и уничтожение документов с истекшими сроками хранения.
Одна из основных функций оперативного хранения документов – это скорость поиска нужного документа.

Состав документов, подлежащих передаче в архив


Архив организации в соответствии с положением о нем комплектуется делами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также делами по личному составу.
В исключительных случаях по решению руководителя организации дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения передаются в архив организации по описям дел, документов или по номенклатуре дел (Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 N 526).
Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет передаче в архив организации, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.
Документы личного происхождения в архив организации передаются на временное хранение по заявлению их владельца (собственника) с последующей передачей в государственный архив на постоянное хранение.
В архив передаются документы организаций-предшественников, а также документы ликвидированных подчиненных организаций.

Номенклатура дел
Это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков хранения, по установленной форме
Это документ многоцелевого назначения
Вводится в действие с 1 января каждого года
Три вида номенклатур: типовая, примерная и индивидуальная

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в архиве организации используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).

Графы номенклатуры дел организации, ее структурных подразделений
.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02-03, где 02 - индекс структурного подразделения, 03 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности).
Пример: "Приказы по основной деятельности" (02-03, 03-03, 04-03 и т.д.).
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.
Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.
Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов.
Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовок дела
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Состав элементов заголовка дела, располагаемых в принятой последовательности, определяется характером документов дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле.
Пример: "Документы о проведении научных конференций и симпозиумов (планы, списки, доклады)".
Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы - приложения к какому-либо документу.
Пример: "Документы к протоколам заседания коллегии министерства".
Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом.
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел.
При включении в номенклатуру заголовков, документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению архива и ЦЭК (ЭК) организации.
В графе 5 "Примечание" в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

Индивидуальная номенклатура дел
 
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

На 20___ год



Индекс
дела
Заголовок дела (тома, части)
Кол-во дел ед.хр.
Срок хранения
и № статьи
по перечню*
Примечания

Примерная структура номенклатуры дел
Руководство / приемная / канцелярия / общий отдел (служба ДОУ)
Юридический / правовой отдел
Отдел кадров / ОУП
Бухгалтерия
Основные функциональные структурные подразделения
АХО, специалист по ГО и ЧС
Основой структуры номенклатуры является штатное расписание организации

Если организация небольшая, в ней отсутствуют структурные подразделения, то структура номенклатуры будет функциональной, например:
Руководство
Кадры
Бухгалтерия
Хор
Балет
Театральное искусство
Художественная самодеятельность
АХЧ

В конце номенклатуры помещается итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в прошедшем календарном году

Изучается состав документов, которые создаются / ведутся / поступают в каждом структурном подразделении организации
Указанные документы перечисляются в соответствующем разделе номенклатуры
В типовом перечне (удобно использовать алфавитный указатель) находятся эти виды документов со сроками хранения
В номенклатуре напротив документов указываются их сроки хранения и статьи  типового перечня
Заголовки дел редактируются, исходя из названий документов типового перечня

Рекомендуемые для использования типовые перечни

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, зарегистрирован Министерством юстиции РФ 06.02.2020 (рег.№ 57449)
Перечень документов со сроками хранения Министерства культуры СССР, его учреждений, организаций и предприятий – М., 1983

Внутри разделов заголовки дел (статьи) располагаются по значимости и с учетом статей типового перечня – обычно в порядке их возрастания
Обязательно в номенклатуре указывается название перечня, сроки хранения и статьи которого использованы в ней
Рассмотрим для примера несколько вариантов номенклатур дел

Порядок формирования дел в организации

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.
Дела формируются в организациях при централизованном ведении делопроизводства - службой ДОУ организации, при децентрализованном - как структурными подразделениями (лицами, ответственными за ДОУ), так и службой ДОУ организации.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;
включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.;
дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см.
Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов.
Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.
Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями:
уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела;
приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;
приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.), группировать в отдельные дела;
поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации;
утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов;
документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления;
лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий;
предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам;
переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. В зависимости от специфики деятельности организации переписка может группироваться также за учебный год, срок созыва выборных органов и т.д.

Требования к оформлению дел, принимаемых в архив

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
Полное оформление дел предусматривает:
подшивку или переплет дела;
нумерацию листов дела;
составление листа-заверителя;
составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;
внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Сроки хранения документов в 2022 году

Сроки хранения документов в организации в 2022 году действуют из перечня типовых управленческих архивных документов и сроки их хранения, который Росархив утвердил в приказе от 20.12.2019 №236.
Хранить бухгалтерские, налоговые, кадровые и прочие документы обязана каждая организация и предприниматель. Кроме перечня типовых управленческих архивных документов, сроки определяет Налоговый кодекс, Федеральный закон от 06.12.2011 №402-ФЗ, а также некоторые другие законы.
https://www.glavbukh.ru/art/100396-novye-sroki-hraneniya-dokumentov-v-organizatsii-v-2022-godu-tablitsa

---


Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения


https://archives.gov.ru/documents/2019-perechen-typdocs-organization.shtml