Презентация - "ПСИХОЛОГИЯ ОБЩЕНИЯ "ДЕЛОВОЕ СОВЕЩАНИЕ""

Деловое совещание

Совещание - это форма делового общения коллектива (группы) с целью обмена информацией и принятия коллек­тивного решения по актуальным проблемам.

В отличие от деловой беседы или переговоров, деловые совещания представляют собой способ открытого коллек­тивного обсуждения тех или иных вопросов. Формы тако­го обсуждения очень разнообразны. Это такие речевые со­бытия, как собрание, заседание, семинары и конферен­ции. Они классифицируются в зависимости от важности и содержания вынесенных на обсуждение проблем и реаль­ных задач, а также места, времени и продолжительности работы.

Одним из организующих моментов делового совещания является правильно составленная повестка совещания. Это, как правило, письменный документ, рассылаемый за­ранее участникам и содержащий следующую информацию:
- тема совещания;
- цель совещания;
- перечень обсуждаемых вопросов;
- время начала и окончания совещания;
- место, где оно будет проходить;
- фамилии и должности докладчиков, выступающих по основной информации людей и ответственных за подготов­ку вопросов;
- время, отведенное на каждый вопрос;
- место, где можно ознакомиться с материалами по ка­ждому вопросу.

Совещания подразделяются на:

инст­руктивные, оперативные (диспетчерские), проблемные.

Цель инструктивных совещаний - передача необходимых сведений и распоряжений «сверху вниз» по схеме управления для скорейшего их выполнения. До сведения участников со­вещания доводятся принятые руководителем предприятия или организации решения, распределяются задачи соответст­вующим инструктажем, разъясняются неясные вопросы, оп­ределяются сроки и способы выполнения поручения.

Цель оперативных(диспетчерских) совещаний - полу­чение информации о текущем состоянии дел. В отличие от конструктивных совещаний, информация поступает «сни­зу вверх» по схеме управления. Участники такого совеща­ния сообщают сведения о ходе работы на местах. Оператив­ные совещания проводятся регулярно, всегда в одно и то же время, список участников постоянный, специальной пове­стки дня не имеется, они посвящаются неотложным зада­чам текущего и последующих 2-3 дней.
Цель проблемных совещаний — поиск наилучших реше­ний определенной проблемы в кратчайшие сроки

Деловые переговоры – форма делового общения. Цель их проведения – достигнуть соглашения между теми, кто в них участвует. Ведение деловых переговоров необходимо для обсуждения проблем, поиска их решений, способных удовлетворить все стороны переговорного процесса. Современный деловой человек должен знать все нюансы и особенности их проведения, чтобы успешно развивать свой бизнес.

Функции деловых переговоров:

Информационная – в процессе общения может происходить только обмен информацией;
Коммуникативная – наладка новых отношений, деловых связей;
Контроль, координирование действий – при налаженных деловых связях партнеры чаще просто уточняют некоторые моменты;
Регулятивная – решение возникающих проблем, для прекращения спорных ситуаций.

Подготовка
От этой стадии зависит 90 процентов успеха. На подготовительном этапе необходимо:
Определить проблему, найти тех, кто сможет решить ее:
Понять интересы всех сторон, четко сформулировать план, программу деловой беседы;
При необходимости подобрать представителей делегации;
Организовать встречу, учесть все организационные моменты, связанные с подготовкой к переговорному процессу.

Прояснение
Требует осторожного поведения. Не рекомендуется сразу же начинать торговаться. Изначально необходимо наладить контакт с партнером, узнать о том, каковы его интересы.
Выдвижение предложений
Позволяет разрешить спорные ситуации, нередко возникающие при деловом разговоре. На данной стадии происходит обмен предложениями, стороны определяют, в чем у них возникли непонимания.

Торги
Стороны стремятся достичь желаемой цели путем уступок, обмена того, что имеет различную цену, ценность для каждой стороны.
Принятие решений
Предфинальная стадия переговоров. Не рекомендуется торопиться. Лучше еще раз подумать, выгодно ли достигнутое соглашение или нет.
Финальная стадия – закрепление договоренностей
Требует обязательной фиксации достигнутого соглашения, чтобы избежать отказа сторон от решения, которое было принято на переговорах.