Презентация - "Деловая корреспонденция"

ДЕЛОВАЯ КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ Подготовили студентки группы ММ142: Зайцева Алла Иорга Олеся Воронина Галина

Современное деловое письмо Официальное письмо - один из важнейших каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии, письмо сопровождают материальные ценности в пути и т.д.

Требование при составлении делового письма : Исполнитель должен отчетливо представлять себе сообщение, которое хочет передать, и точно знает, как это выразить в понятной, сжатой и доступной форме. Письмо должно быть простым, логичным, конкретным и не допускать двусмысленности. Письмо должно быть убедительным и достаточно аргументированным. Деловое письмо должно быть корректным, написанным вежливым тоном, без эмоционально- экспрессивных фраз.

Виды деловых писем: Резюме или письмо с просьбой о приеме на работу. Письмо-заявление об уходе. Рекомендательное письмо. Письмо- отказ. Письмо – запрос о ходе исполнения дела. Письмо- напоминание. Письмо- уведомление. Письмо- благодарность.

Критерии при написании письма: Точность. Это одно из главных требований чаще всего не выполняется. Точности документа мешают слэнгизмы, профессионализмы, в большом количестве попадающие в язык коммерческой переписки. Такие слова, как «торговая накрутка» или «неучтёнка», не имеют юридически зафиксированного значения и могут создать проблему в конфликтной ситуации. 2. Лаконичность. Многие излагают на трех страницах то, что можно было бы написать в трёх предложениях. 3. Убедительность. Это требование, достигается двумя качествами текста: аргументированностью и грамотностью. К числу самых сильных аргументов относятся факты: примеры, ссылки на документы, постановления, акты, образцы материалов, сертификаты. 4. Достоверность. Деловое письмо необходимо писать самому. Написание деловых писем не стоит передоверять секретарю, который не знает подробностей вашего общения с контрагентом. В исключительных случаях стоит написать письмо от руки — это подчеркивает значение адресата для автора письма.

Структура делового письма: Обращение «Уважаемый Иван Иванович» «Уважаемый господин Иванов» «Уважаемые господа!» Основной текст В основном тексте должна быть изложена ситуация, выражены ваши личные мысли и чувства по этому поводу и озвучена просьба о конкретных действиях либо предложен ваш вариант разрешения вопроса.

Постскриптум (P.S.) Служит для сообщения о важном событии, произошедшем после написания письма, или для информации, имеющей лишь косвенное отношение к основному содержанию. Заключение Кратко подводятся итоги всего написанного. «Уверен, что Вы сможете разобраться в данной ситуации» Письмо заканчивается стандартными формулировками: «С уважением» «Искренне Ваш» «С надеждой на продуктивное сотрудничество»

Чего делать не нужно! начинать текст с вашего отказа в ответ на какую-либо просьбу Навязывание ожидаемого исхода вопроса Поторапливать адресата и приписывать «срочно», «незамедлительно» Формулировки типа: «Предлагаю внимательно изучить»

СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ